Como aumentar a produtividade e ter uma gestão do tempo eficaz

A produtividade pode ser definida como a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. Assim sendo, é preciso planejar as tarefas e otimizar a utilização do tempo para realizar os afazeres.

Um dos argumentos mais comuns para justificar a falta ou o atraso na tomada de decisões importantes, especialmente daquelas que envolvem  inovação e mudanças, é a falta de tempo.

Seja nos assuntos pessoais, ou no trabalho, as pessoas se tornaram prisioneiras de hábitos, rotinas e distrações que, como resultado, são devoradores de tempo e não deixam espaço para as coisas realmente importantes.

Portanto, não diga que você não tem tempo suficiente. Visto que, você tem exatamente as mesmas horas por dia dadas a Leonardo da Vinci, Picasso, Santos Dumont, Einstein e Steve Jobs.

Assim sendo, o gerenciamento do tempo é uma habilidade essencial para o sucesso em qualquer atividade, sobretudo daquelas que requerem uma prolongada concentração mental, como a criatividade e a inovação. 

Em resumo, a administração do tempo é mais do que controlar as horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. 

Como bem disse o General Eisenhower, comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial: 

“O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.

Matriz Eisenhower

O General Eisenhower foi o criador de uma matriz muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planejar o uso de nosso tempo com inteligência e eficácia.

Quadrante 1

Primeiramente o quadrante do stress, onde nós gerenciamos, executamos ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram urgentes por não terem sido resolvidas a tempo. 

É provável estar sobrecarregado por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos.

• Tarefas importantes e urgentes;
• Aqui estão as crises, os projetos próximos da data final, assim como acidentes ou imprevistos com consequências sérias;
• Precisam ser feitas rapidamente.

Estratégia: resolva agora.

Quadrante 2

Posteriormente temos o quadrante da qualidade, onde planejamos, antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas. Ao passo que, gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor com mais qualidade e produtividade. 

Todavia, ignorar este quadrante tem como resultado não apenas o aumento do stress, mas a criação de novas crises. Ao mesmo tempo que falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress).

Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades.

Quadrante 3

Em terceiro lugar o quadrante da ilusão, a agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas, mas não para você. 

Aqui estão as interrupções, algumas reuniões, telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de outras pessoas, etc;

São atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas será você a pessoa certa para fazê-las?

Estratégia: em alguns caso diga não com diplomacia, em outros delegue.

Quadrante 4

Por fim o quadrante do desperdício, perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor.

• Telefonemas e e-mails irrelevantes;
• Relatórios e reuniões inúteis;
• Excesso de tempo dedicado à internet e à televisão.

Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

A classificação de nossas atividades nos quatro quadrantes ressalta o que é importante e nos ajuda a evitar a aplicação de nosso tempo em atividades sem valor. Também nos ajuda a priorizar as atividades importantes.

Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e na melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos maior satisfação na sua vida e não simplesmente uma longa lista de tarefas.

Como ser mais eficiente

1. Identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. 
2. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes, organizadores, etc.
3. Melhore as comunicações com pessoas no trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções, ouça com atenção quando receber informações e instruções. 
4. Quando surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore, elimine suas causas para evitar a repetição.
5. Aprenda a dizer não, com diplomacia se necessário.  Pode ser que parte de seus problemas sejam causados por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo necessário para executar as tarefas importantes com qualidade. 
6. Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias.
7. Livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo procurando-as.

Evite a procrastinação

De acordo com uma das maiores autoridades no assunto, Joseph Ferrari, procrastinação é o atraso intencional e frequente no início ou no término de uma tarefa que causa desconforto subjetivo, como ansiedade ou arrependimento.

Colocar de lado o que deve ser feito é um grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável, mas importante, faça-a logo, sem delongas.

Procrastinação não é simplesmente uma forma de preguiça. Ela surge por razões variadas, incluindo:

• fuga de experiências negativas;
• falta de capacitação;
• medo de comentários e avaliações de terceiros;
• hostilidade à tarefa ou à pessoa que a solicitou;
• pessimismo;
• depressão;
• perfeccionismo;
• passividade;
• necessidade de aceitação;
• baixa tolerância às frustrações;
• sentimento de injustiça;
• sobrecarga.

A procrastinação começa com alguma espécie de sentimento negativo que nos desvia das tarefas importantes. 

Se você puder reconhecer e reformular alguns destes sentimentos de ansiedade e dúvidas, você poderá elaborar um plano para combater a tendência à procrastinação e gerenciar melhor o seu tempo.

Como disse Mark Twain:

“Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. 

Ferramentas para aumentar a produtividade

Numa rotina repleta de tarefas, projetos, reuniões e compromissos não é fácil organizar as coisas. Felizmente, existem inúmeras ferramentas com a finalidade de ajudar a ser mais produtivos e eficientes. Desde os primórdios o ser humano utiliza a tecnologia para facilitar a vida. Selecionamos 5 ferramentas de produtividade:

Sem dúvida as ferramentas apresentadas podem auxiliar na organização das tarefas, bem como na melhoria do aproveitamento do seu tempo. A tecnologia possibilita automação, integração de dados e processos, colaboração em múltiplos projetos e acompanhamento dos indicadores. Todavia é necessário planejamento e uma mudança de mentalidade para alcançar bons resultados e ser mais eficiente no dia a dia.

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